Purchasing Procedures from GENERAL FINANCE RULE are not only useful for office people but also for all central Government Employee’s and for preparation of Principal examination in Navodaya Vidyalaya Samiti, Kendriya Vidyalaya Sangathan and other Central Government Schools.
सामान्य वित्त नियम से क्रय प्रक्रिया न केवल कार्यालय के लोगों के लिए बल्कि सभी केंद्रीय सरकारी कर्मचारियों के लिए और नवोदय विद्यालय समिति, केंद्रीय विद्यालय संगठन और अन्य केंद्रीय सरकारी स्कूलों में प्रधानाचार्य परीक्षा की तैयारी के लिए उपयोगी है।
PROCUREMENT OF GOODS AND SERVICES
I. PROCUREMENT OF GOODS
Rule 135. This chapter contains the general rules applicable to all Ministries or Departments, regarding procurement of goods required for use in the public service. Detailed instructions relating to procurement of goods may be issued by the procuring departments broadly in conformity with the general rules contained in this Chapter.
सामान और सेवाओं की खरीद
I. सामान ( माल ) की खरीद
नियम 135:- इस अध्याय में आवश्यक वस्तुओं की खरीद के संबंध में सामान्य नियम शामिल हैं जो कि सभी मंत्रालयों या विभागों पर लागू हैं I खरीद विभागों द्वारा सार्वजनिक सेवा में उपयोग के लिए, इस अध्याय में निहित सामान्य नियमों के अनुरूप मोटे तौर पर माल की खरीद से संबंधित विस्तृत निर्देश जारी किए जा सकते हैं I
Rule 136. Definition of Goods : The term ‘goods’ used in this chapter includes all articles, material, commodities, livestock, furniture, fixtures, raw material, spares, instruments, machinery, equipment, industrial plant etc. purchased or otherwise acquired for the use of Government but excludes books, publications, periodicals, etc. for a library.
नियम 136-माल / सामान की परिभाषा:- इस अध्याय में प्रयुक्त शब्द ‘माल’/ सामान में सभी वस्तुएँ, सामग्री, वस्तुएँ शामिल हैं। पशुधन, फर्नीचर,फिक्स्चर, कच्चा माल, पुर्जे, उपकरण, मशीनरी, उपकरण, औद्योगिक संयंत्र आदि खरीदे गए या अन्यथा सरकार के उपयोग के लिए अर्जित किया गया है लेकिन पुस्तकालय के लिए पुस्तकों, प्रकाशनों, पत्रिकाओं आदि शामिल नहीं है।
Rule 137. Fundamental principles of public buying:- Every authority delegated with the financial powers of procuring goods in public interest shall have the responsibility and accountability to bring efficiency, economy, transparency in matters relating to public procurement and for fair and equitable treatment of suppliers and promotion of competition in public procurement.
The procedure to be followed in making public procurement must conform to the following yardsticks :-
(i) the specifications in terms of quality, type etc., as also quantity of goods to be procured, should be clearly spelt out keeping in view the specific needs of the procuring organisations. The specifications so worked out should meet the basic needs of the organisation without including superfluous and non-essential features, which may result in unwarranted expenditure. Care should also be taken to avoid purchasing quantities in excess of requirement to avoid inventory carrying costs;
(ii) offers should be invited following a fair, transparent and reasonable procedure;
(iii) the procuring authority should be satisfied that the selected offer adequately meets the requirement in all respects;
(iv) the procuring authority should satisfy itself that the price of the selected offer is reasonable and consistent with the quality required;
(v) at each stage of procurement the concerned procuring authority must place on record, in precise terms, the considerations which weighed with it while taking the procurement decision.
सार्वजनिक हित में माल की खरीद की वित्तीय शक्तियों के साथ प्रत्यायोजित प्रत्येक प्राधिकरण के पास सार्वजनिक खरीद से संबंधित मामलों में दक्षता, मितव्ययिता, पारदर्शिता लाने और आपूर्तिकर्ताओं के निष्पक्ष और न्यायसंगत व्यवहार और सार्वजनिक खरीद में प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देने की जिम्मेदारी और जवाबदेही होगी।
सार्वजनिक खरीद करने में अपनाई जाने वाली प्रक्रिया निम्नलिखित मानकों के अनुरूप होनी चाहिए:-
(i) गुणवत्ता, प्रकार आदि के संदर्भ में विनिर्देश, साथ ही खरीदे जाने वाले सामान की मात्रा, स्पष्ट रूप से होनी चाहिए खरीद करने वाले संगठनों की विशिष्ट आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए लिखा गया है। विनिर्देशों ने काम किया बाहरी और गैर-आवश्यक सुविधाओं को शामिल किए बिना संगठन की बुनियादी जरूरतों को पूरा करना चाहिए, जिससे अनावश्यक खर्च हो सकता है। खरीदारी की मात्रा से बचने के लिए भी सावधानी बरतनी चाहिए
इन्वेंट्री ले जाने की लागत से बचने के लिए आवश्यकता से अधिक;
(ii) निष्पक्ष, पारदर्शी और उचित प्रक्रिया का पालन करते हुए प्रस्ताव आमंत्रित किए जाने चाहिए;
(iii) खरीद प्राधिकारी संतुष्ट होना चाहिए कि चयनित प्रस्ताव पर्याप्त रूप से सभी में आवश्यकता को पूरा करता है;
(iv) खरीद प्राधिकारी को खुद को संतुष्ट करना चाहिए कि चयनित प्रस्ताव की कीमत उचित और सुसंगत है आवश्यक गुणवत्ता के साथ;
(v) खरीद के प्रत्येक चरण में संबंधित खरीद प्राधिकरण को रिकॉर्ड पर सटीक शब्दों में रखना चाहिए, खरीद निर्णय लेने के दौरान जिन बातों का ध्यान रखा गया था I
Rule 138. Authorities competent to purchase goods :- An authority which is competent to incur contingent expenditure may sanction the purchase of goods required for use in public service in accordance with Schedule V of the Delegation of Financial Powers Rules, 1978, following the general procedure contained in the following rules.
नियम 138. माल खरीदने के लिए सक्षम प्राधिकारी :- एक प्राधिकारी जो आकस्मिक व्यय करने के लिए सक्षम है, निम्नलिखित नियमों में निहित सामान्य प्रक्रिया का पालन करते हुए , वित्तीय शक्तियां नियम, 1978 के की अनुसूची V के अनुसार सार्वजनिक सेवा में उपयोग के लिए आवश्यक सामान की खरीद को मंजूरी दे सकता है ।
Rule 139. Procurement of goods required on mobilisation :- Procurement of goods required on mobilisation and/ or during the continuance of Military operations shall be regulated by special rules and orders issued by the Government on this behalf from time to time.
नियम 139. लामबंदी पर आवश्यक वस्तुओं की खरीद :- लामबंदी पर आवश्यक वस्तुओं की खरीद और/
या सैन्य अभियानों की निरंतरता के दौरान इस संबंध में समय-समय पर सरकार द्वारा जारी विशेष नियमों और आदेशों द्वारा विनियमित किया जाएगा I
Rule 140. Powers for procurement of goods :– The Ministries or Departments have been delegated full powers to make their own arrangements for procurement of goods. In case however, a Ministry or Department does not have the required expertise, it may project its indent to the Central Purchase Organisation (e.g. DGS&D) with the approval of competent authority. The indent form to be utilised for this purpose will be as per the standard form evolved by the Central Purchase Organisation.
नियम 140. माल की खरीद के लिए शक्तियाँ:- मंत्रालयों या विभागों को पूर्ण अधिकार सौंपे गए हैं की वे
माल की खरीद के लिए अपनी व्यवस्था करें। मामले में हालांकि, एक मंत्रालय या विभाग के पास आवश्यक विशेषज्ञता नहीं है तो यह सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन के साथ केंद्रीय खरीद संगठन (जैसे डीजीएस एंड डी) को अपना मांगपत्र पेश कर सकता है। । इस प्रयोजन के लिए उपयोग किया जाने वाला इंडेंट फॉर्म केंद्रीय खरीद संगठन द्वारा विकसित मानक फॉर्म के अनुसार होगा।
Rule 141. Rate Contract :- The Central Purchase Organisation (e.g. DGS&D) shall conclude rate contracts with the registered suppliers, for goods and items of standard types, which are identified as common user items and are needed on recurring basis by various Central Government Ministries or Departments. Definition of Registered suppliers is given in Rule 142 below. The Central Purchase Organisation will furnish and update all the relevant details of the rate contracts in its web site. The Ministries or Departments shall follow those rate contracts to the maximum extent possible.
नियम 141. दर अनुबंध:- केंद्रीय खरीद संगठन (जैसे डीजीएसएंडडी) पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं के साथ मानक प्रकार की वस्तुओं और वस्तुओं के लिए दर अनुबंध समाप्त करेगा, जिन्हें सामान्य उपयोगकर्ता वस्तुओं के रूप में पहचाना जाता है और विभिन्न केंद्र सरकार के मंत्रालयों या विभागों द्वारा आवर्ती आधार पर आवश्यक होते हैं। पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं की परिभाषा नीचे नियम 142 में दी गई है। केंद्रीय क्रय संगठन अपनी वेबसाइट में दर अनुबंधों के सभी प्रासंगिक विवरण प्रस्तुत और अद्यतन करेगा। मंत्रालय या विभाग अधिकतम संभव सीमा तक उन दर अनुबंधों का पालन करेंगे।
Rule 142. Registration of Suppliers :-
(i) With a view to establishing reliable sources for procurement of goods commonly required for Government use, the Central Purchase Organisation (e.g. DGS&D) will prepare and maintain item-wise lists of eligible and capable suppliers. Such approved suppliers will be known as “Registered Suppliers”. All Ministries or Departments may utilise these lists as and when necessary. Such registered suppliers are prima facie eligible for consideration for procurement of goods through Limited Tender Enquiry. They are also ordinarily exempted from furnishing bid security along with their bids. A Head of Department may also register suppliers of goods which are specifically required by that Department or Office.
नियम 142. आपूर्तिकर्ताओं का पंजीकरण :-
(i) सरकारी उपयोग के लिए आमतौर पर आवश्यक वस्तुओं की खरीद के लिए विश्वसनीय स्रोत स्थापित करने की दृष्टि से, केंद्रीय खरीद संगठन (जैसे डीजीएसएंडडी) पात्र और सक्षम आपूर्तिकर्ताओं की वस्तु-वार सूची तैयार करेगा और उसका रखरखाव करेगा।ऐसे अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं को “पंजीकृत आपूर्तिकर्ता” के रूप में जाना जाएगा। सभी मंत्रालय या विभाग जब भी आवश्यक हो इन सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। ऐसे पंजीकृत आपूर्तिकर्ता सीमित निविदा पूछताछ के माध्यम से माल की खरीद के लिए प्रथम दृष्टया विचार के पात्र हैं। उन्हें सामान्यतया अपनी बोलियों के साथ बोली प्रतिभूति प्रस्तुत करने से भी छूट प्राप्त है। विभाग का एक प्रमुख उन सामानों के आपूर्तिकर्ताओं को भी पंजीकृत कर सकता है जिनकी उस विभाग या कार्यालय द्वारा विशेष रूप से आवश्यकता होती है।
(ii) Credentials, manufacturing capability, quality control systems, past performance, after-sales service, financial background etc. of the supplier(s) should be carefully verified before registration.
(ii) पंजीकरण से पहले आपूर्तिकर्ता (ओं) की साख, निर्माण क्षमता, गुणवत्ता नियंत्रण प्रणाली, पिछले प्रदर्शन, बिक्री के बाद सेवा, वित्तीय पृष्ठभूमि आदि को सावधानीपूर्वक सत्यापित किया जाना चाहिए।
(iii) The supplier(s) will be registered for a fixed period (between 1 to 3 years) depending on the nature of the goods. At the end of this period, the registered supplier(s) willing to continue with registration are to apply afresh for renewal of registration. New supplier(s) may also be considered for registration at any time, provided they fulfil all the required conditions.
(iii) आपूर्तिकर्ता (ओं) को माल की प्रकृति के आधार पर एक निश्चित अवधि (1 से 3 वर्ष के बीच) के लिए पंजीकृत किया जाएगा। इस अवधि के अंत में, पंजीकरण जारी रखने के इच्छुक पंजीकृत आपूर्तिकर्ता को पंजीकरण के नवीनीकरण के लिए नए सिरे से आवेदन करना होगा। नए आपूर्तिकर्ता (आपूर्तिकर्ताओं) पर भी किसी भी समय पंजीकरण के लिए विचार किया जा सकता है, बशर्ते वे सभी आवश्यक शर्तों को पूरा करते हों।
(iv) Performance and conduct of every registered supplier is to be watched by the concerned Ministry or Department. The registered supplier(s) are liable to be removed from the list of approved suppliers if they fail to abide by the terms and conditions of the registration or fail to supply the goods on time or supply substandard goods or make any false declaration to any Government agency or for any ground which, in
the opinion of the Government, is not in public interest.
(iv) प्रत्येक पंजीकृत आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन और आचरण को संबंधित मंत्रालय या विभाग द्वारा देखा जाना है। पंजीकृत आपूर्तिकर्ता (ओं) को अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की सूची से हटाया जा सकता है यदि वे पंजीकरण के नियमों और शर्तों का पालन करने में विफल रहते हैं या समय पर माल की आपूर्ति करने में विफल रहते हैं या घटिया सामान की आपूर्ति करते हैं या किसी भी सरकार को कोई गलत घोषणा करते हैं या किसी भी आधार पे जो, में सरकार की राय में, जनहित में नहीं है।
Rule 143. Enlistment of Indian Agents :- As per the Compulsory Enlistment Scheme of the Department of Expenditure, Ministry of Finance, it is compulsory for Indian agents, who desire to quote directly on behalf of their foreign principals, to get themselves enlisted with the Central Purchase Organisation (eg. DGS&D). However, such enlistment is not equivalent to registration of suppliers as mentioned under Rule 142 above.
नियम 143. भारतीय एजेंटों की भर्ती :- व्यय विभाग. वित्त मंत्रालय, की अनिवार्य सूचीकरण योजना के अनुसार, भारतीय एजेंटों के लिए , जो अपने विदेशी नियम की ओर से सीधे उद्धरण देना चाहते हैं, केंद्रीय खरीद संगठन (जैसे डीजीएस एंड डी) के साथ खुद को सूचीबद्ध करने अनिवार्य है। हालांकि, इस तरह की सूची ऊपर नियम 142 के तहत उल्लिखित आपूर्तिकर्ताओं के पंजीकरण के समान नहीं है।
Rule 144. Reserved Items : The Central Government, through administrative instructions, has reserved all items of handspun and handwoven textiles (khadi goods) for exclusive purchase from Khadi Village Industries Commission (KVIC). It has also reserved all items of handloom textiles required by Central Government departments for exclusive purchase from KVIC and/or the notified handloom units of ACASH (Association of Corporations and Apex Societies
of Handlooms). The Central Government has also reserved some items for purchase from registered Small Scale Industrial Units. The Central Departments or Ministries are to make their purchases for such reserved goods and items from such units as per the instructions issued by the Central Government in this regard.
CHEMIGOD 